会議を躍らせるか、会議に踊らされるかは自分次第（第551話）

会議の議事進行では会議の目的を理解した上で、自分なりの意図を持って仕掛けることで内容を深め、参加者を躍らせることもできる。

サラリーマン時代、総務部長として役員会など社内会議の議事進行を務めることがありました。

今はクライアントさんのご依頼を受けて、社内会議の議事進行を行うことがあります。

同じ会議の議事進行であっても、前者と後者では大きな違いがあるのを実感しています。

前者は事務局として受動的に取り組んでいました。つまり、自分の意思として「こうしたい」というものはなく、会議が無事終わるようにいろいろと気を遣っていました。

一方、今はある意図を持って毎回の会議に臨んでいます。

もちろん、こちらが「こうしたい」「こういう方向に持っていきたい」と思っていても、毎回必ずしもそうなるとは限りません。

けれども

「こういう流れで進めたい」と意図を持って準備を進める
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実際にやってみる
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改善点を見つける
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改善点に対する対策を考える
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その対策をやってみる

といったことを意識して取り組んでいます。

先日も同じテーマで違うメンバーが参加する会議を午前と午後の2回司会をやりました。

午前中は会議の冒頭で進め方について予め合意を得た上でやったのですが、想像していた以上に議論が白熱して時々焦点がややぼけてしまう時間帯がありました。

その反省を踏まえて、午後の会議では

・主要な論点を3つに絞る

・3つの論点について順番に議論する

・それが終わった段階でその他の項目について質疑応答する

というように、午前中よりもよりきめ細やかに流れを作るようにしました。

その結果、焦点がぼけて「ところで、いまは何の話だっけ」となる時間がほとんどなかったのです。

会議と言っても、いろいろな目的があります。

・「何か」を決める会議

・決まったことを説明する会議

・決めていないことに対して、広く意見を募る会議

・とにかく話をしてアイデアを出す会議　etc.

議事進行を行う際にはその目的をきちんと理解した上で会議に臨むのは当然のことです。

しかしながら、そこから一歩踏み込んで自分なりの仕掛けを持って臨むかどうか。

少なくとも、サラリーマン時代はそこまでの余裕はなく、目的に沿って無事終わればそれでOKでした。

一方、今は自分として、小さなことでも「仮説を立て、実行し、検証する」ことを意識しているので、会議が終わった時点で得られる気づきの範囲がかなり広がりました。

社内の会議で議事進行を任されると「面倒くさいなぁ」と考える人もおられるかもしれません。

もちろん、準備などを含めると、面倒なことも多いのは事実。しかしながら、議事進行を行うことは、上下関係や年齢、仕事における経験の大小に関係なく、「自分の力量で場を仕切れる」という魅力があります。

たとえ、つまらないと思う会議であっても、自分なりの意図を持って仕掛けることができれば、議事の内容とは別の面白さを見つけられます。

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