お互いに半歩ずつ踏み込めば会社はさらに良くなる（第536話）

会社をさらに良くするためには仕事を依頼する際に相互に確認するのはもちろんのこと、チェックリストの活用やデフォルトの設定も織り交ぜて、余計なストレスを減らす。

「お互いに半歩ずつ踏み込みましょう」

クライアントさんにこのようにアドバイスしたところ

「具体的にはどうすれば？」

というご質問がありました。

例えば、社員に資料のコピーを依頼する際、「会議で配るので、10時までにこの資料を5部コピーして」と言ったとします。

この場合

・目的：会議で配るため

・期限：10時まで

・内容：資料を5部コピーする

という要件を満たしているので、特に問題ないように見えます。

しかしながら、コピーする際

・両面印刷なのか、片面印刷なのか

・白黒で良いのか、カラーの方が良いのか

・ホッチキス止めか、クリップで止めるか

については分かりません。

このため、依頼された方が気を使ってカラーコピーを取ったことに対して「なぜ、カラーでコピーしたの？もったいないじゃないか！！」といったことが起こります。

一見すると簡単な仕事に見える資料のコピーでも、依頼する側と依頼される側で認識が違うことがあります。

前述の「お互いに半歩ずつ踏み込んで」というのは

• 仕事を頼む際に相互に確認しましょう

という主旨でお伝えしたものです。

ただ、どこまで、何を確認するかをいちいちお互いに確認するのは面倒ですし、また、忙しいと確認漏れが起こる場合があります。

その対策としては

• 指示書やチェックリストを作る
• デフォルトの設定を決める

という方法があります。

コピーを5部依頼するのに、指示書やチェックリストを作るのは大袈裟かもしれません。けれども、もう少し複雑な仕事の場合は依頼したことはどれで、それをちゃんとやったかどうを確認するために、チェックリスト等を作成することは有効です。

また、指示書やチェックリストを作成することで

・大事な仕事の手順を可視化する

・新しく入った人が仕事に早く慣れる

という効果も期待できます。

デフォルトの設定とは、例えば、

特段指示がない場合は資料をコピーする場合は

・両面印刷

・白黒コピー

・ホッチキス止め

であると予め定めておくことです。

もし、依頼した人が「これは大事な取引先に持って行くからカラーで印刷して、レールクリアホルダーにセットして」と指示してなければ、指示を忘れた方に責任があり、「何で、白黒で印刷するんだ。気の利かない奴だ」と文句を言うことは後の祭りです。

人手不足が続く中、社内ではお互いに協力し合うことが欠かせません。

その際、「いちいち人に説明するのが面倒くさい」と思ったり、「あの人に頼むとすぐ嫌な顔をする」と感じたりして、その人でなくてもできる仕事を給料の高い人がやってしまうのは、会社全体としての価値を下げる、ことになります。

もちろん、意味のない仕事をやらせるのは論外です。

しかしながら、意味のある仕事はお互いにできるだけ余計なストレスをかけずにスムーズに進めることが肝要。

大きなシステム投資をしなくても、会社をさらに良くするためにできることはたくさんあります。

弊社は今月が決算月なので、7月から新年度が始まります。

それに先立ち、現在

「利益の見える化」「仕事の見える化」「人の見える化」

の観点から、

15個のチェックリストを一緒に確認する
　↓
会社が優先して取り組んだ方が良い課題と明らかにする

「座組み度チェック」を個別に実施しております。

「仕組みの先にある座組みを整えて社員の成長を会社の成長につなげる」

6月中に「座組み度チェック」をお申込みいただいた方には、弊社の新年度スタートの特別オファーについてもご案内しておりますので、ぜひ、この機会をご活用ください。