スムーズな情報の流れはストレスを減らす（第7話）

業務に関する情報が流れる経路と順番を明確にする

新しく成長支援部作りコンサティングを開始するにあたり、今回チラシを作ることにしました。

パワーポイントでデータを作り、印刷はプリントパックを利用することに。

テレビでCMもやっているので、既にご存知の方も多いかもしれませんが、私はプリントパックで印刷するのは今回が初めてでした。

会員登録を終えて注文すると、早速注文確認のメールが届きます。その後も、出荷予定日の連絡→データ確認完了→印刷完了→発送完了と定期的にメールで連絡が届きます。

実は、最初に注文した際、私は本来A3サイズで注文すべきところを勘違いしてA4サイズで注文していました。これに対しても、データ不備の連絡→再進行の指示受領→注文内容の変更確認と矢継ぎばやに連絡が来たので、とってもスムーズ。

今はインターネットを通して取引が完結するビジネスが増えています。しかし、時々不満に思うのは、こちらからのアクションに対して、先方のレスポンスが悪い時です。

あの有名なAmazonでも、タイミングによっては注文した本がなかなか届かず、忘れた頃になって本が来て、「そう言えばこの本買ったんだっけ」ということがあります。

一方、プリントパックでは、こちらが何か依頼すると、依頼を受けたことに対する確認がすぐに届き、いつ頃出来上がるのか、いつ発送するのか、についてタイムリーに報告が届くので、「あれっ、どうなっているの？」というストレスをまったく感じませんでした。
 

会社の業務が上手く流れていかない要因の一つが情報の受渡しがスムーズでないということがあります。

受注、注文内容確認、商品の制作、商品の発送、そして、お金の決済。

会社においては、営業、製造、総務といったように様々な部署が関係してくるため、各部門間において情報の受渡しがスムーズでないと、それぞれの仕事がどうしても遅れ遅れになります。

営業部から製造部門へ正確な情報が伝わらないと、誤ったサイズの商品を作ってしまう恐れがあります。また、商品の製造が終わっても、発送部門にその連絡がすぐに届かないと、せっかく出来上がった商品が工場の棚で寝てしまうこともあります。

そして、大事なお金の決済の確認があやふやだと、商品を納品したのに、お金がなかなか入金されなくて困るという状況だって生まれるかもしれません。

今回のプリントパックのケースは、データの入稿、商品代金の入金があって初めて受付完了となり、データチェック、印刷加工、発送という手順で進んでいきます。

おそらく、これらの流れがきちんとシステムとして構築されているため、注文した側にも的確なタイミングで情報を発信できるです。

中小企業の場合、すべての業務を自動的に完結するようシステムを構築するのは簡単にできることではありません。けれども、業務フローにおいて、いつ、誰が、誰にどんな情報を伝えるのかを明確にすることはちょっと工夫すれば必ずできることです。

各業務の細かいやり方は別にして、業務フローにおける情報の受渡しを明確にすることで、業務の流れはよりスムーズになります。

仮にシステムを導入するにしても、業務フローにおける情報の受渡しがあいまいなままシステム開発を進めてしまうと、お金をかけたけれど実際には使い勝手の悪いシステムになる恐れがあります。

社内においても、また、発注先である社外に対してもストレスフリーを目指すには、まずは情報の受渡しの明確化からです。