「指示しないと、社員が動かない」というのは贅沢な悩み？

ヒーズ株式会社の岩井徹朗です。

「こっちが指示しないと、全然動かないんだから」

時々社長さんからお伺いする社員に対する不満です。

しかしながら、逆に「指示すれば、その通り動く社員がいる」ということであれば、素晴らしいことです。

なぜなら

きちんと指示をする
　↓
指示通りに社員が行動する
　↓
想定している結果が出る

という流れが生まれるからです。

「きちんとした指示」とは想定される結果から逆算して考える仕事の内容です。

• 期限：（例）明日の10時まで
• 形式：（例）A41枚のワードで

はもちろんのこと

• 品質：どこまでの水準を求めるか

ということを社員との間で共有していることが求められます。

期限や形式は比較的簡単です。

けれども、意外とこの部分の指示が曖昧なために「こっちが指示しないと、全然動かないんだから」というぼやきにつながります。

仕事のできる社員は社長が言わない場合は

「これって明日の10時まで良いですか？」

「資料はワードで大丈夫ですか？」

と質問してきます。

もし、そのような社員が少ないなら、社長から一歩踏み込んで

「明日の10時までに完成させてね」

「資料はパワポではなくワードで作ってください」

と伝える必要があります。

そして、これらの形式面をクリアできたら、次に中味の品質の部分。

もし、報告書など定例的なものであれば

・フォーマットを作成し、書くべき項目を予め決めておく

・原則として1枚にまとめる

・事実と意見を区別して記載する

といったことがポイントです。

銀行員の時、融資の決裁を得るために「貸出申請書」を書きました。

その際

・資金使途毎にフォーマットが決まっていた

・申請書は1枚だけで、必要に応じて補足資料を添付した

・意見欄が設定されていた

ために、初めて書く際も戸惑うことがありませんでした。

会社の仕事では

• 報告書や申請書のように型を定めて作ることで品質を保つ

ものもあれば

• お客様への対応のように、型にはめるだけでは、品質を保てない
• ものもあります。

ベースとして

型を定めて取り組むことで品質を保つ
　↓
型を進化させることで品質を上げる

ことの方がやり易いです。

「指示しない→動かない」のは当たり前。まずは「指示する→指示通りに動く」ことを目指しましょう。

★「会社組織に行動変容を促すための『５つの質問』」は「こちら」です。