情報やデータの保管ルールを徹底して保管場所を定める

ヒーズ株式会社の岩井徹朗です。

「しまった、会社にカバンを忘れてきた！」

明日から金融庁の検査が入るというのに、私物の入ったカバンは会社の中。これでは資料の疎開どころではなく、上司にも怒られるし、「どうしよう？？？」と困っていたところで目が覚めました（笑）。

銀行で働いていた時、定期的に検査が入りました。

一番面倒くさいのが監督機関である金融庁の検査。それ以外にも本部の検査部による検査、支店の中で実施する店内検査などがあります。

検査の主たる目的は、「銀行の貸付金（＝融資）は健全か？」を確認することですが、検査の初日には行員の机や金庫の中をチェックして、「重要物がきちんと所定の場所にあるか？」を確認します。

契約書や手形・小切手などの重要物は、金庫の中に入れるのが原則。たとえ、鍵をかけていても、行員の机の中に入れておくのはダメです。このため、私物の入ったカバンを会社の中に放置したりすることは、余計な疑いを生むので、避けた方が無難という訳です。

気分的にはとっても嫌な検査ですが、所定のものが所定の場所にあるというのは大切なことです。

この点、銀行の場合は、「重要物は耐火性のある金庫の中にしまう」、「取引先の資料は取引先ファイルに綴じる」ということが徹底されていました。

このため、たとえ他の支店に転勤しても、

• どこに何をしまうのか
• 資料はどの順番に並べるのか

について、大半の行員は戸惑うことがなかったのです。

大切な情報やデータがどこにあり、どのようなルールで保管されているか。

当たり前のことかもしれませんが、中小企業の場合、意外と決まっていない会社も多い気がします。

「あれって、どこにあるの？」と社内にあるものを探すのは時間のムダ。もし、経営者が月に1回でも戸惑うことがあれば、保管の仕方にどこか問題があります。

所定のものが所定の場所にある。時間のある時にぜひ見直しましょう。

ところで、冒頭の変な夢を見た日、銀行時代の同期からFacebook経由で久しぶりに連絡がありました。

今は監査的な仕事をしているとのこと。もしかすると、今日もどこかの支店に行って、所定のものが所定の場所にあるをチェックしているかもしれません。

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